Um funcionário deixa sua empresa em uma sexta-feira, e logo na segunda-feira seguinte, seu acesso ao portal de RH interno é cortado. Seus contracheques dos últimos três anos, suas certificações, seus históricos de treinamento: inacessíveis. É precisamente esse tipo de situação que a Arkevia, um cofre-forte digital destinado aos funcionários, foi projetada para evitar.
Arkevia e a portabilidade dos documentos após a saída da empresa
Não pensamos o suficiente sobre isso, mas a portabilidade do cofre-forte digital é o critério que faz a diferença no dia a dia. O cofre Arkevia permanece acessível ao funcionário mesmo após o término de seu contrato. Na prática, os documentos depositados (contracheques, certificações do empregador, contratos) não desaparecem com a ruptura do vínculo contratual.
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Vários relatos de experiências de empresas indicam que a taxa de consulta dos contracheques é mais alta no Arkevia do que em intranets ou portais de RH tradicionais. A razão é simples: quando se sabe que o acesso sobreviverá a uma mudança de empregador, adquire-se o hábito de consultar e organizar seus documentos nesse espaço em vez de baixá-los em massa em um disco rígido.
Essa continuidade de acesso responde a uma exigência regulatória específica. O artigo L.3243-2 do Código do Trabalho impõe que o funcionário possa recuperar seus contracheques eletrônicos por um período prolongado, inclusive após sua saída. Para aqueles que desejam saber tudo sobre o cofre Arkevia, essa conformidade com o Código do Trabalho e com o RGPD constitui a base técnica da plataforma.
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Conformidade com o RGPD e contracheque eletrônico no Arkevia
A desmaterialização dos contracheques não é um simples gadget de modernização. Ela se insere em um quadro jurídico estrito que muitas empresas subestimam durante a implementação.
Direito de recusa do funcionário
Um ponto que os serviços de RH devem integrar desde a configuração: o funcionário mantém o direito de recusar a versão eletrônica e exigir um contracheque em papel. A Arkevia integra essa opção em seu processo, evitando que o empregador se encontre em infração sem saber.
Arquivamento e criptografia de dados
Os documentos armazenados no cofre-forte digital Arkevia beneficiam de uma criptografia que atende às exigências do RGPD. Na prática, isso significa que nem o empregador nem um administrador de rede podem acessar o conteúdo do cofre de um funcionário sem seu consentimento explícito.
- Os contracheques são arquivados em um espaço seguro exclusivo para cada funcionário, distinto dos servidores de RH da empresa.
- O acesso é baseado em uma autenticação individual através da plataforma myarkevia, com identificadores pessoais.
- A exclusão de documentos permanece sob o controle do titular do cofre, não do empregador.
Essa separação clara entre o espaço da empresa e o espaço do funcionário é o que distingue um verdadeiro cofre-forte digital de um simples diretório compartilhado em uma nuvem interna.
Gestão documental no dia a dia no myarkevia
Além dos contracheques, a Arkevia permite armazenar arquivos pessoais: diplomas, históricos escolares, faturas, documentos de identidade. Temos um espaço de arquivamento centralizado, acessível de qualquer dispositivo conectado.
A classificação automática dos documentos depositados pelo empregador evita a acumulação de arquivos em massa. Quando um serviço de RH envia um contracheque via o conector Arkevia (compatível com soluções de folha de pagamento como Sage ou Silae), o documento chega diretamente na pasta correta do cofre-forte do funcionário, nomeado e datado.
Para os arquivos adicionados manualmente, a organização se baseia em uma árvore simples. Os feedbacks variam sobre esse ponto: alguns usuários acham a classificação suficiente, outros teriam preferido um sistema de tags mais flexível. A interface do myarkevia continua, no entanto, funcional para um uso cotidiano.
Formatos aceitos e limites de armazenamento
Os documentos são armazenados em PDF, o que garante sua legibilidade a longo prazo sem depender de um software específico. O formato PDF assegura a integridade do documento durante todo o seu período de conservação, uma vantagem concreta quando falamos de contracheques que devem permanecer acessíveis por anos.
Implementação do Arkevia do lado da empresa: o que os RH devem antecipar
Uma implementação bem-sucedida não se resume a ativar um conector entre o software de folha de pagamento e o Arkevia. Vários pontos operacionais merecem ser tratados antecipadamente.
- A comunicação interna com os funcionários deve explicar o direito de recusa do formato eletrônico, sob pena de contestações posteriores.
- A configuração do conector (Sage, Silae ou outro SIRH) requer uma fase de teste para verificar se os contracheques chegam no cofre correto, no formato correto.
- A gestão das saídas deve ser antecipada: o funcionário mantém seu cofre, mas a empresa para de depositar documentos nele. Essa transição deve ser automatizada.
Uma implementação bem preparada reduz as solicitações ao serviço de RH nos meses seguintes à implementação. As perguntas recorrentes (senha esquecida, documento não encontrado) são tratadas mais rapidamente quando o processo de inscrição inicial foi adequadamente estruturado.
O valor de um cofre-forte digital como a Arkevia não se mede no dia de sua ativação, mas no dia em que realmente precisamos dele: durante uma auditoria fiscal pessoal, um pedido de empréstimo imobiliário ou uma disputa com um ex-empregador. Ter seus contracheques e documentos arquivados em um espaço seguro, acessível independentemente de sua situação profissional, é exatamente o que a desmaterialização deveria garantir a cada funcionário.