Un empleado deja su empresa un viernes, y desde el lunes siguiente, su acceso al portal de RRHH interno es cortado. Sus recibos de salario de los últimos tres años, sus certificados, sus registros de formación: inaccesibles. Es precisamente este tipo de situación lo que Arkevia, un cofre digital destinado a los empleados, fue diseñado para evitar.
Arkevia y la portabilidad de los documentos tras la salida de la empresa
No se piensa lo suficiente en ello, pero la portabilidad del cofre digital es el criterio que marca la diferencia en el día a día. El cofre Arkevia sigue siendo accesible para el empleado incluso después de la finalización de su contrato. En concreto, los documentos depositados (recibos de salario, certificados del empleador, contratos) no desaparecen con la ruptura del vínculo contractual.
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Varios testimonios de empresas indican que la tasa de consulta de los recibos de salario es más alta en Arkevia que en los intranets o portales de RRHH clásicos. La razón es simple: cuando se sabe que el acceso sobrevivirá a un cambio de empleador, se adquiere el hábito de consultar y organizar sus documentos en este espacio en lugar de descargarlos en masa en un disco duro.
Esta continuidad de acceso responde a una exigencia regulatoria precisa. El artículo L.3243-2 del Código del Trabajo impone que el empleado pueda recuperar sus recibos de salario electrónicos durante un período prolongado, incluso después de su salida. Para aquellos que desean saber todo sobre Arkevia cofre fuerte, esta conformidad con el Código del Trabajo y el RGPD constituye la base técnica de la plataforma.
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Conformidad RGPD y recibo de salario electrónico en Arkevia
La desmaterialización de los recibos de salario no es un simple gadget de modernización. Se inscribe en un marco jurídico estricto que muchas empresas subestiman al desplegarlo.
Derecho de rechazo del empleado
Un punto que los servicios de RRHH deben integrar desde la configuración: el empleado conserva el derecho de rechazar la versión electrónica y exigir un recibo en papel. Arkevia integra esta opción en su proceso, lo que evita que el empleador se encuentre en infracción sin saberlo.
Archivado y cifrado de datos
Los documentos almacenados en el cofre digital Arkevia cuentan con un cifrado conforme a los requisitos del RGPD. En la práctica, esto significa que ni el empleador ni un administrador de red pueden acceder al contenido del cofre de un empleado sin su consentimiento explícito.
- Los recibos de salario se archivan en un espacio seguro propio de cada empleado, distinto de los servidores de RRHH de la empresa.
- El acceso se basa en una autenticación individual a través de la plataforma myarkevia, con identificadores personales.
- La eliminación de documentos permanece bajo el control del titular del cofre, no del empleador.
Esta separación clara entre el espacio de la empresa y el espacio del empleado es lo que distingue un verdadero cofre digital de un simple directorio compartido en una nube interna.
Gestión documental diaria en myarkevia
Más allá de los recibos de salario, Arkevia permite almacenar archivos personales: diplomas, certificados de notas, facturas, documentos de identidad. Se cuenta con un espacio de archivo centralizado, accesible desde cualquier dispositivo conectado.
La clasificación automática de los documentos depositados por el empleador evita la acumulación de archivos en masa. Cuando un servicio de RRHH envía un recibo a través del conector Arkevia (compatible con soluciones de nómina como Sage o Silae), el documento llega directamente a la carpeta correcta del cofre del empleado, nombrado y fechado.
Para los archivos añadidos manualmente, la clasificación se basa en una estructura simple. Las opiniones varían en este punto: algunos usuarios encuentran la clasificación suficiente, otros habrían preferido un sistema de etiquetas más flexible. La interfaz de myarkevia sigue siendo funcional para un uso cotidiano.
Formatos aceptados y límites de almacenamiento
Los documentos se almacenan en PDF, lo que garantiza su legibilidad a largo plazo sin depender de un software específico. El formato PDF asegura la integridad del documento durante todo su período de conservación, una ventaja concreta cuando se habla de recibos de salario que deben seguir siendo consultables durante años.
Despliegue de Arkevia desde el lado de la empresa: lo que los RRHH deben anticipar
Un despliegue exitoso no se limita a activar un conector entre el software de nómina y Arkevia. Varios puntos operativos merecen ser tratados de antemano.
- La comunicación interna con los empleados debe explicar el derecho de rechazo del formato electrónico, bajo pena de futuras impugnaciones.
- La configuración del conector (Sage, Silae u otro SIRH) requiere una fase de prueba para verificar que los recibos llegan al cofre correcto, en el formato adecuado.
- La gestión de las salidas debe ser anticipada: el empleado conserva su cofre, pero la empresa deja de depositar documentos en él. Este cambio debe ser automatizado.
Un despliegue bien preparado reduce las solicitudes al servicio de RRHH en los meses siguientes a la implementación. Las preguntas recurrentes (contraseña olvidada, documento no encontrado) se resuelven más rápido cuando el proceso de inscripción inicial ha sido correctamente estructurado.
El valor de un cofre digital como Arkevia no se mide el día de su activación, sino el día en que realmente se necesita: durante un control fiscal personal, una solicitud de préstamo hipotecario o un litigio con un antiguo empleador. Tener sus recibos de salario y documentos archivados en un espacio seguro, accesible independientemente de su situación profesional, es exactamente lo que la desmaterialización debería garantizar a cada empleado.