Een werknemer verlaat zijn bedrijf op een vrijdag, en vanaf de daaropvolgende maandag wordt zijn toegang tot het interne HR-portaal afgesloten. Zijn loonstroken van de afgelopen drie jaar, zijn attesten, zijn opleidingsdossiers: onbereikbaar. Dit is precies het soort situatie dat Arkevia, een digitale kluis voor werknemers, heeft ontworpen om te voorkomen.
Arkevia en de overdraagbaarheid van documenten na vertrek uit het bedrijf
We denken er niet vaak aan, maar de overdraagbaarheid van de digitale kluis is de factor die het dagelijkse leven onderscheidt. De Arkevia-kluis blijft toegankelijk voor de werknemer, zelfs na het einde van zijn contract. Concreet betekent dit dat de gedeponeerde documenten (loonstroken, werkgeversattesten, contracten) niet verdwijnen met de beëindiging van de contractuele relatie.
Lees ook : Alles wat je moet weten over de wereld van trendy bars en cocktails in België
Verschillende ervaringen van bedrijven geven aan dat het raadpleegpercentage van de loonstroken hoger is op Arkevia dan op klassieke intranetten of HR-portalen. De reden is eenvoudig: wanneer men weet dat de toegang blijft bestaan na een verandering van werkgever, krijgt men de gewoonte om zijn documenten in deze ruimte te raadplegen en te organiseren in plaats van ze in bulk op een harde schijf te downloaden.
Deze continuïteit van toegang voldoet aan een specifieke wettelijke verplichting. Artikel L.3243-2 van de Arbeidswet verplicht dat de werknemer zijn elektronische loonstroken gedurende een langere periode kan ophalen, ook na zijn vertrek. Voor degenen die alles willen weten over Arkevia digitale kluis, vormt deze naleving van de Arbeidswet en de AVG de technische basis van het platform.
Zie ook : Alles wat je moet weten voordat je aan nordic walking begint
AVG-naleving en elektronische loonstrook op Arkevia
De digitalisering van loonstroken is geen eenvoudig moderniseringsgadget. Het valt onder een strikte juridische kader dat veel bedrijven onderschatten bij de implementatie.
Recht van weigering van de werknemer
Een punt dat de HR-diensten vanaf de configuratie moeten integreren: de werknemer behoudt het recht om de elektronische versie te weigeren en een papieren loonstrook te eisen. Arkevia integreert deze optie in zijn proces, wat voorkomt dat de werkgever onbewust in overtreding is.
Archivering en encryptie van gegevens
De documenten die in de digitale kluis van Arkevia zijn opgeslagen, profiteren van een encryptie die voldoet aan de eisen van de AVG. In de praktijk betekent dit dat noch de werkgever, noch een netwerkbeheerder toegang kan krijgen tot de inhoud van de kluis van een werknemer zonder zijn expliciete toestemming.
- De loonstroken worden gearchiveerd in een beveiligde ruimte die specifiek is voor elke werknemer, gescheiden van de HR-servers van het bedrijf.
- Toegang is gebaseerd op individuele authenticatie via het platform myarkevia, met persoonlijke identificatiegegevens.
- Het verwijderen van documenten blijft onder controle van de eigenaar van de kluis, niet van de werkgever.
Deze duidelijke scheiding tussen de bedrijfsruimte en de werknemersruimte is wat een echte digitale kluis onderscheidt van een eenvoudige gedeelde map op een interne cloud.
Documentbeheer in het dagelijks leven op myarkevia
Naast de loonstroken stelt Arkevia ook in staat om persoonlijke bestanden op te slaan: diploma’s, cijferlijsten, facturen, identiteitsdocumenten. Men heeft een gecentraliseerde archiveringsruimte, toegankelijk vanaf elk aangesloten apparaat.
De automatische classificatie van documenten die door de werkgever zijn gedeponeerd voorkomt de accumulatie van losse bestanden. Wanneer een HR-dienst een loonstrook via de Arkevia-connector (compatibel met salarisoplossingen zoals Sage of Silae) verzendt, komt het document rechtstreeks in de juiste map van de kluis van de werknemer, benoemd en gedateerd.
Voor handmatig toegevoegde bestanden is de sortering gebaseerd op een eenvoudige boomstructuur. De meningen hierover verschillen: sommige gebruikers vinden de classificatie voldoende, anderen hadden een flexibeler tagsysteem geprefereerd. De interface van myarkevia blijft echter functioneel voor dagelijks gebruik.
Geaccepteerde formaten en opslaglimieten
De documenten worden opgeslagen in PDF, wat hun leesbaarheid op lange termijn garandeert zonder afhankelijk te zijn van specifieke software. Het PDF-formaat waarborgt de integriteit van het document gedurende de gehele bewaartijd, een concreet voordeel wanneer we het hebben over loonstroken die jarenlang toegankelijk moeten blijven.
Implementatie van Arkevia aan de bedrijfszijde: wat HR moet anticiperen
Een succesvolle implementatie beperkt zich niet tot het activeren van een connector tussen de salarissoftware en Arkevia. Verschillende operationele punten verdienen het om vooraf te worden behandeld.
- De interne communicatie naar de werknemers moet het recht van weigering van het elektronische formaat uitleggen, om latere betwistingen te voorkomen.
- De configuratie van de connector (Sage, Silae of andere HR-software) vereist een testfase om te controleren of de loonstroken in de juiste kluis, in het juiste formaat, aankomen.
- Het beheer van vertrekkende werknemers moet worden geanticipeerd: de werknemer behoudt zijn kluis, maar het bedrijf stopt met het deponeren van documenten. Deze omschakeling moet geautomatiseerd worden.
Een goed voorbereide implementatie vermindert de aanvragen aan de HR-dienst in de maanden na de invoering. De terugkerende vragen (vergeten wachtwoord, document niet te vinden) worden sneller behandeld wanneer het initiële inschrijvingsproces correct is begeleid.
De waarde van een digitale kluis zoals Arkevia wordt niet gemeten op de dag van activatie, maar op de dag dat men deze echt nodig heeft: tijdens een persoonlijke belastingcontrole, een aanvraag voor een hypotheek of een geschil met een voormalige werkgever. Het hebben van zijn loonstroken en gearchiveerde documenten in een veilige ruimte, toegankelijk onafhankelijk van zijn professionele situatie, is precies wat de digitalisering elke werknemer zou moeten garanderen.