Ein Mitarbeiter verlässt sein Unternehmen an einem Freitag, und bereits am folgenden Montag wird sein Zugang zum internen HR-Portal gesperrt. Seine Gehaltsabrechnungen der letzten drei Jahre, seine Bescheinigungen, seine Ausbildungsnachweise: nicht zugänglich. Genau diese Art von Situation soll Arkevia, ein digitales Tresor für Mitarbeiter, verhindern.
Arkevia und die Portabilität von Dokumenten nach dem Verlassen des Unternehmens
Man denkt nicht oft daran, aber die Portabilität des digitalen Tresors ist das Kriterium, das im Alltag den Unterschied macht. Der Tresor Arkevia bleibt für den Mitarbeiter auch nach Beendigung seines Vertrags zugänglich. Konkret bedeutet das, dass die hinterlegten Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Arbeitgeberbescheinigungen, Verträge) mit der Beendigung des Vertragsverhältnisses nicht verschwinden.
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Mehrere Erfahrungsberichte von Unternehmen zeigen, dass die Abrufrate der Gehaltsabrechnungen auf Arkevia höher ist als auf klassischen Intranets oder HR-Portalen. Der Grund ist einfach: Wenn man weiß, dass der Zugang auch nach einem Arbeitgeberwechsel bestehen bleibt, gewöhnt man sich daran, seine Dokumente in diesem Raum zu konsultieren und zu organisieren, anstatt sie ungeordnet auf einer Festplatte herunterzuladen.
Diese Kontinuität des Zugangs erfüllt eine spezifische gesetzliche Vorgabe. Artikel L.3243-2 des Arbeitsgesetzbuches schreibt vor, dass der Mitarbeiter seine elektronischen Gehaltsabrechnungen über einen längeren Zeitraum hinweg abrufen kann, auch nach seinem Ausscheiden. Für diejenigen, die alles über Arkevia Tresor wissen möchten, bildet diese Konformität mit dem Arbeitsgesetzbuch und der DSGVO die technische Grundlage der Plattform.
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DSGVO-Konformität und elektronische Gehaltsabrechnung auf Arkevia
Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen ist kein einfaches Modernisierungs-Gadget. Sie erfolgt im Rahmen eines strengen rechtlichen Rahmens, den viele Unternehmen beim Rollout unterschätzen.
Recht auf Ablehnung des Mitarbeiters
Ein Punkt, den die HR-Abteilungen bereits bei der Einrichtung berücksichtigen müssen: der Mitarbeiter behält das Recht, die elektronische Version abzulehnen und eine Papierabrechnung zu verlangen. Arkevia integriert diese Option in seinen Prozess, was dem Arbeitgeber hilft, nicht unwissentlich gegen Vorschriften zu verstoßen.
Archivierung und Verschlüsselung der Daten
Die im digitalen Tresor Arkevia gespeicherten Dokumente profitieren von einer Verschlüsselung, die den Anforderungen der DSGVO entspricht. Praktisch bedeutet das, dass weder der Arbeitgeber noch ein Netzwerkadministrator auf den Inhalt des Tresors eines Mitarbeiters ohne dessen ausdrückliche Zustimmung zugreifen können.
- Die Gehaltsabrechnungen werden in einem sicheren Bereich gespeichert, der jedem Mitarbeiter zugeordnet ist und getrennt von den HR-Servern des Unternehmens ist.
- Der Zugang erfolgt über eine individuelle Authentifizierung über die Plattform myarkevia, mit persönlichen Anmeldedaten.
- Die Löschung von Dokumenten bleibt unter der Kontrolle des Tresorinhalters, nicht des Arbeitgebers.
Diese klare Trennung zwischen Unternehmensbereich und Mitarbeiterbereich ist es, die einen echten digitalen Tresor von einem einfachen gemeinsamen Verzeichnis auf einem internen Cloud-Speicher unterscheidet.
Dokumentenmanagement im Alltag auf myarkevia
Über die Gehaltsabrechnungen hinaus ermöglicht Arkevia die Speicherung persönlicher Dateien: Diplome, Notenübersichten, Rechnungen, Ausweisdokumente. Man hat einen zentralisierten Archivierungsbereich, der von jedem verbundenen Gerät aus zugänglich ist.
Die automatische Klassifizierung der vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente verhindert die Ansammlung von ungeordneten Dateien. Wenn ein HR-Dienst eine Abrechnung über den Arkevia-Connector (kompatibel mit Lohnabrechnungslösungen wie Sage oder Silae) sendet, gelangt das Dokument direkt in den richtigen Ordner des Tresors des Mitarbeiters, benannt und datiert.
Für manuell hinzugefügte Dateien basiert die Sortierung auf einer einfachen Struktur. Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren: Einige Benutzer finden die Klassifizierung ausreichend, andere hätten ein flexibleres Tagging-System bevorzugt. Die Benutzeroberfläche von myarkevia bleibt jedoch funktional für den alltäglichen Gebrauch.
Akzeptierte Formate und Speichergrenzen
Die Dokumente werden im PDF-Format gespeichert, was ihre langfristige Lesbarkeit gewährleistet, ohne von einer spezifischen Software abhängig zu sein. Das PDF-Format sichert die Integrität des Dokuments während seiner gesamten Aufbewahrungsdauer, ein konkreter Vorteil, wenn es um Gehaltsabrechnungen geht, die über Jahre hinweg einsehbar bleiben müssen.
Implementierung von Arkevia auf Unternehmensseite: Was die HR-Abteilungen antizipieren müssen
Eine erfolgreiche Implementierung beschränkt sich nicht darauf, einen Connector zwischen der Lohnsoftware und Arkevia zu aktivieren. Mehrere operationale Punkte müssen im Vorfeld behandelt werden.
- Die interne Kommunikation an die Mitarbeiter muss das Recht auf Ablehnung des elektronischen Formats erklären, um spätere Anfechtungen zu vermeiden.
- Die Einrichtung des Connectors (Sage, Silae oder andere HR-Software) erfordert eine Testphase, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnungen im richtigen Tresor im richtigen Format ankommen.
- Das Management von Abgängen muss antizipiert werden: Der Mitarbeiter behält seinen Tresor, aber das Unternehmen hört auf, Dokumente dort abzulegen. Dieser Übergang muss automatisiert werden.
Eine gut vorbereitete Implementierung reduziert die Anfragen an die HR-Abteilung in den Monaten nach der Einführung. Wiederkehrende Fragen (vergessenes Passwort, Dokument nicht gefunden) lassen sich schneller klären, wenn der ursprüngliche Anmeldeprozess ordnungsgemäß geregelt wurde.
Der Wert eines digitalen Tresors wie Arkevia wird nicht am Tag seiner Aktivierung gemessen, sondern an dem Tag, an dem man ihn wirklich benötigt: bei einer persönlichen Steuerprüfung, einem Antrag auf ein Hypothekendarlehen oder einem Streit mit einem ehemaligen Arbeitgeber. Seine Gehaltsabrechnungen und archivierten Dokumente in einem sicheren, unabhängig von der beruflichen Situation zugänglichen Raum zu haben, ist genau das, was die Digitalisierung jedem Mitarbeiter garantieren sollte.